Bontang – Dari tangis pertama bayi hingga kabar duka kepergian seorang warga, setiap fase kehidupan meninggalkan jejak dalam administrasi kependudukan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Bontang terus berupaya memangkas kerumitan pengurusan dokumen agar masyarakat memperoleh pelayanan yang lebih cepat, mudah, dan dekat.
Kepala Disdukcapil Kota Bontang Budiman melalui Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (PIAK) dan Pemanfaatan Data, Muhammad Thamrin, menjelaskan berbagai inovasi terus dijalankan untuk menyederhanakan pelayanan. Salah satunya melalui SITIO atau Sistem 3 in 1 yang menyasar pengurusan dokumen kependudukan bayi baru lahir. Program tersebut memungkinkan keluarga mengurus sejumlah dokumen sekaligus tanpa harus mendatangi kantor Disdukcapil.
Pelayanan SITIO dijalankan melalui kerja sama Disdukcapil Bontang dengan rumah sakit. Setelah bayi dilahirkan, pihak rumah sakit membantu keluarga menyiapkan persyaratan yang diperlukan dan berkoordinasi dengan Disdukcapil. Mekanisme tersebut membuat proses administrasi bisa dimulai ketika ibu dan bayi masih menjalani perawatan di rumah sakit.
“Admin dari rumah sakit akan membantu menyiapkan persyaratan dalam membuat akta kelahiran. Mereka mengumpulkan dokumen persyaratan melalui keluarga, kemudian langsung berkomunikasi dengan kami,” terang Thamrin.
Dengan mekanisme tersebut, dokumen kependudukan bayi bahkan diupayakan rampung sebelum ibu bersama bayinya pulang dari rumah sakit. Selain memangkas waktu, pelayanan ini membuat keluarga tidak perlu mengurus setiap dokumen secara terpisah.
Satu kali proses melalui SITIO menghasilkan tiga dokumen sekaligus. Ketika keluarga mengajukan akta kelahiran, Disdukcapil sekaligus memproses pembaruan kartu keluarga (KK) dengan memasukkan nama bayi serta menerbitkan kartu identitas anak (KIA).
“Walaupun dia hanya mengurus akta kelahiran, kami langsung memberikan tiga dokumen sekaligus, yaitu akta kelahiran, kartu keluarga dengan nama anak sudah masuk, kemudian kartu identitas anak,” jelasnya.
Menurut Thamrin, pola pelayanan terintegrasi tersebut sengaja diterapkan agar masyarakat tidak menghabiskan waktu dengan berkali-kali mengajukan dokumen untuk kebutuhan administrasi yang saling berkaitan.
“Tujuannya supaya mempermudah masyarakat, tidak bolak-balik mengurus dokumennya,” katanya.
Pelayanan administrasi kependudukan tidak berhenti pada pencatatan kelahiran. Disdukcapil Bontang juga berupaya mempercepat pencatatan warga yang meninggal dunia. Selama ini, pengurusan akta kematian masih berpotensi terlambat karena sebagian keluarga baru mengurus dokumen tersebut ketika dibutuhkan untuk kepentingan lain, termasuk penyelesaian urusan warisan.
Untuk memperkuat pencatatan tersebut, Disdukcapil menjalin kerja sama dengan Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman (Perkim). Data warga yang meninggal dan dimakamkan di sejumlah pemakaman menjadi informasi awal bagi Disdukcapil untuk menindaklanjuti administrasi kematian.
Meski demikian, informasi mengenai warga meninggal yang diterima dari Perkim belum otomatis membuat akta kematian dapat diterbitkan. Keterlibatan keluarga atau ahli waris tetap diperlukan dalam memenuhi mekanisme pelaporan dan persyaratan administrasi.
“Penerbitan akta kematian tidak serta-merta langsung bisa kita terbitkan dengan adanya laporan dari Perkim. Ini harus ada pelaporan dari pihak ahli waris,” tegasnya.
Selain mengandalkan pertukaran data antarlembaga, Disdukcapil Bontang menghadirkan inovasi Bela Sungkawa atau Berkunjung Langsung Kerumah warga. Pelayanan tersebut menjadi salah satu cara untuk mendekatkan layanan administrasi kepada keluarga yang sedang berduka sekaligus mendorong pencatatan kematian agar tidak tertunda.
Berbagai inovasi itu menjadi bagian dari upaya membangun sistem administrasi kependudukan yang lebih tertib. Pencatatan kelahiran yang cepat memastikan anak memperoleh dokumen identitas sejak awal, sedangkan pencatatan kematian membantu pemerintah menjaga akurasi data penduduk.
Ketertiban data juga memiliki arti penting bagi pemerintah daerah karena informasi kependudukan menjadi salah satu dasar dalam perencanaan dan penyediaan berbagai pelayanan publik. Data yang terus diperbarui dapat membantu pemerintah mengetahui kondisi penduduk secara lebih akurat sehingga program pelayanan dapat disusun berdasarkan kebutuhan masyarakat.
Dari pelayanan tiga dokumen bagi bayi baru lahir hingga pendekatan langsung kepada keluarga warga yang meninggal, Disdukcapil Bontang terus mendorong administrasi kependudukan agar semakin sederhana dan mudah dijangkau. Langkah tersebut diharapkan tidak hanya mengurangi beban pengurusan dokumen bagi masyarakat, tetapi juga menjaga data kependudukan Kota Bontang tetap tertib, mutakhir, dan akurat. (ADV).
